設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單的組織架構(gòu)，讓溝通更加直接，減少組織的內(nèi)耗
馬云在2012年將阿里巴巴集團(tuán)分拆成7個(gè)事業(yè)部，又在2013年初將原7個(gè)事業(yè)部再次分拆成25個(gè)事業(yè)部。其實(shí)，他的事業(yè)部就相當(dāng)于一個(gè)獨(dú)立經(jīng)營(yíng)單位更小的公司，有相對(duì)獨(dú)立的經(jīng)營(yíng)、管理權(quán)力。馬云將大公司變成小公司，這樣的做法給我們一個(gè)明確的信號(hào)――中小型企業(yè)本身就是有先天優(yōu)勢(shì)的，我們應(yīng)該更好的利用中小型企業(yè)更加高效、更加靈活的優(yōu)勢(shì)。
企業(yè)的內(nèi)耗一方面體現(xiàn)在內(nèi)部的層級(jí)太多，導(dǎo)致匯報(bào)和溝通不直接。每個(gè)層級(jí)在信息的傳達(dá)上偏差一點(diǎn)點(diǎn)，層層累計(jì)，最終的相差就非常大，導(dǎo)致最上的指令和最下的執(zhí)行結(jié)果相差甚遠(yuǎn)。同時(shí)，這種溝通的不直接也會(huì)導(dǎo)致上層沒(méi)法直接的了解到市場(chǎng)前沿的問(wèn)題，不能及時(shí)作出響應(yīng)。企業(yè)的內(nèi)耗另一方面還體現(xiàn)在：管理水平有限的情況下，因?yàn)榻M織架構(gòu)的復(fù)雜導(dǎo)致最需要業(yè)務(wù)資源的中、基層不能便利的獲取到資源，而讓資源累積在中層手上沒(méi)有及時(shí)分配。等等這些都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營(yíng)沒(méi)有效率，企業(yè)沒(méi)有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
所以，在能夠顧及基本的工作分配合理的前提下，企業(yè)的組織架構(gòu)越扁平越好。扁平的標(biāo)準(zhǔn)是讓決策層能夠第一時(shí)間掌握最前端的問(wèn)題，讓執(zhí)行層能夠第一時(shí)間了解高層的用意，能夠最簡(jiǎn)單的拿到需要的資源。
設(shè)定更加簡(jiǎn)單清晰的團(tuán)隊(duì)任務(wù)目標(biāo)，讓參與者更容易理解和傳達(dá)
建立簡(jiǎn)單、直觀、清晰的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)是管理者應(yīng)該做到的。簡(jiǎn)單的表現(xiàn)是團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都能夠理解、明白且接受。目標(biāo)應(yīng)該是大家共同的目標(biāo)，跟團(tuán)隊(duì)成員都有關(guān)系的目標(biāo)，不能僅僅只是少數(shù)人或者老板的目標(biāo)。同時(shí)，一個(gè)時(shí)間段、一個(gè)團(tuán)隊(duì)最好只有一個(gè)最重要的目標(biāo)。如果一個(gè)時(shí)間的目標(biāo)多了就不利于投入更多的關(guān)注度、重視度以及更多的資源去完成這個(gè)目標(biāo)。寧可更快更好的完成一個(gè)重要目標(biāo)后再制定新的重要目標(biāo)。
簡(jiǎn)單、直觀的目標(biāo)制定也有助于上下便捷的傳達(dá)，做到上下貫穿一致。簡(jiǎn)單目標(biāo)的原則是將模糊的目標(biāo)數(shù)字化、將抽象的目標(biāo)具體化、將生硬的目標(biāo)形象化。中小企業(yè)的資源本來(lái)就是有限的，如果對(duì)要做的工作目標(biāo)和要達(dá)成的結(jié)果還不能認(rèn)識(shí)一致、傳達(dá)一致，最終也會(huì)大大的降低執(zhí)行的效率。
制作更加簡(jiǎn)單的執(zhí)行流程，讓具體操作更加高效
作為管理者，面對(duì)基層執(zhí)行者，我們不能寄望于他們對(duì)工作的來(lái)龍去脈都有全面的認(rèn)識(shí)和百分百的理解，我們只能要求他們簡(jiǎn)單的參與就能夠達(dá)成組織想要的結(jié)果。每個(gè)管理者都應(yīng)該思考是人在做事，還是流程在做事；你的工作是絕大多數(shù)人都可以勝任，還是只有少數(shù)人能夠勝任。設(shè)計(jì)流程就是管理者的最重要工作之一。
工作流程的設(shè)計(jì)包括工作程序的分解、清除、增加、重組、簡(jiǎn)化。對(duì)于比較復(fù)雜的工序，我們需要將程序分解，讓每個(gè)參與者進(jìn)行最單一和簡(jiǎn)單的部分。對(duì)于一些可有可無(wú)、價(jià)值不太大的工序進(jìn)行清除。對(duì)于零散的工作部分有時(shí)還需要進(jìn)行重新的組合，減少中間環(huán)節(jié)，提高工作的效率。
沒(méi)有一成不變的流程，流程的設(shè)計(jì)要符合戰(zhàn)略的實(shí)際需求，流程簡(jiǎn)化程度應(yīng)該根據(jù)戰(zhàn)略需要適時(shí)做出調(diào)整。流程的優(yōu)化還需要適時(shí)的利用軟件技術(shù)進(jìn)行固化，讓參與各方更加簡(jiǎn)單、高效、穩(wěn)定。如此，還能夠讓企業(yè)的運(yùn)營(yíng)更加的安全，不會(huì)因?yàn)閭€(gè)人的變化而影響全局。
綜上，對(duì)于發(fā)展中的企業(yè)，對(duì)人對(duì)事都應(yīng)避免面面俱到、完美主義的思想，建立更加方便于溝通的扁平組織架構(gòu)，設(shè)定每個(gè)時(shí)間段的重要目標(biāo)，為重要目標(biāo)的達(dá)成建立簡(jiǎn)單可操作的工作流程，發(fā)揮簡(jiǎn)單、靈活的優(yōu)勢(shì)，建立中小企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。(文/慧亞傳媒董事長(zhǎng) 黃金榮)